Pilates Stüdyosu İçin Excel mi, Program mı?

Stüdyonuzu bugün bir Excel dosyasıyla yönetiyor olabilirsiniz. Bir sayfada üyeler, bir sayfada paketler, bir sayfada ödemeler. Bu bir hata değildir. Excel belki zaten elinizdedir ve istediğiniz gibi şekillendirirsiniz.

Soru şu: Excel ne zamana kadar yeter, ne zaman stüdyonun önüne geçmeye başlar? Bu yazıda iki yolu da dürüstçe karşılaştırdık. Excel’in yettiği durumları da yazdık.

Excel ne zaman yeter?

Excel’in işinizi gördüğü durumlar vardır. Şunların çoğu sizin için doğruysa şimdilik Excel’de kalabilirsiniz:

• Dosyayı tek bir kişi tutuyor, başka kimse değiştirmiyor.
• Üye sayınız az, hepsini isimleriyle tanıyorsunuz.
• Ders programınız sabit ve kontenjan sorunu yaşamıyorsunuz.
• Bekleme listesine pek ihtiyaç olmuyor.
• Kasayı ayrı bir yerde tutuyorsunuz ve günlük kapatmak zor gelmiyor.

Bu durumda bir program size yeni bir iş ve aylık bir gider getirir. Önce Excel’i düzenli tutmak daha mantıklı olabilir. Her paket için bir satır, her ders için bir sütun açmak ve dosyayı her akşam aynı kişinin kapatması karışıklığı azaltır.

Excel’in zorlandığı yerler

Stüdyo büyüdükçe bazı işler Excel’de elle yapılır hale gelir. Elle yapılan iş de unutulabilir.

Ders hakkı sayımı. Üye derse geldiğinde ders hakkını elle düşmeniz gerekir. Bir gün unutulursa sayılar kayar ve üyeyle tartışma çıkabilir.

Paket bitişi ve dondurma. Paketin bitiş tarihi, dondurulan günler eklenerek hesaplanır. Formül yazılabilir ama her dondurmada doğru girilmesi gerekir.

Bekleme listesi. Ders dolunca sırayı bir yerde tutarsınız. Biri iptal edince sıradakini bulmak ve ona haber vermek sizin işinizdir.

Aynı anda birden fazla kişi. Resepsiyon ve eğitmen dosyanın ayrı kopyalarında çalışırsa hangi kopyanın güncel olduğu karışabilir. Dosya bilgisayarlar arasında kopyalanarak dolaşıyorsa kimin neyi değiştirdiği izlenemez.

Yetki. Excel’de kişiye göre yetki vermek zordur; dosyayı açan kişi genelde bütün sayfalara ulaşır. Raporları yalnız yöneticinin görmesini istiyorsanız dosyayı bölmeniz gerekebilir.

Gün sonu. Tahsilat, gider ve borçlu üyeler ayrı sayfalarda durunca akşam kasayı kapatmak uzar.

Bir program bunları nasıl yapar?

Aşağıda, yukarıdaki her zorluğun bizim programdaki karşılığını yazdık. Başka programlar farklı çalışabilir; seçerken bu başlıkları onlara da sorun. Daha uzun bir soru listesi için pilates randevu programı seçerken nelere bakmalı yazısına bakabilirsiniz.

• Ders hakkı: Hak, üye derse kaydedildiği anda paketten eksilir; elle düşmeniz gerekmez. Hakları ya da tarihi biten paket ayrıca uğraşmadan kapanır.
• Dondurma: Formül yazmazsınız. Paketi dondurduğunuz gün kadar bitiş tarihi kendisi ileri gider.
• Bekleme listesi: Dolu derse yazılmak isteyen üye sıraya girer, beklerken hakkı eksilmez. Ders başlamadan yer açılırsa sıranın başındaki üye derse alınır.
• İptal kuralı: Kaç saat önceden iptal edilebileceğini siz belirlersiniz. Zamanında iptal eden hakkını geri alır, geç kalanın hakkı yanar. Gelmeyenin hakkının yanıp yanmayacağı da sizin ayarınızdır.
• Yetki ve kayıt: Eğitmen, resepsiyon ve yönetici ayrı yetkilerle girer. Raporlar ve ayarlar yöneticilere açıktır. Hangi işlemi kimin yaptığı işlem kayıtlarında durur.
• Kasa: Tahsilat, gider ve kasa hesapları ayrı izlenir. Akşam sayılan parayı girersiniz, program beklenen tutarla farkı gösterir. Borçlu üyeler tek listede toplanır.
• Yoklama: Yoklaması unutulan dersler ayrı bir listede birikir.

Programın da sınırları var

Bir program her şeyi çözmez. Karar vermeden önce bunları bilin:

• Aylık gider. Bizim program aylık ücretle kullanılır; tutarı yazılı teklifte veririz. Excel zaten elinizdeyse yeni bir gider çıkmaz.
• Alışma süresi. Resepsiyonun ve eğitmenlerin yeni ekranlara alışması gerekir. Programın içinde adım adım kurulum var ama geçişin başında yine de dikkat ister.
• Esneklik. Excel’de istediğiniz sütunu açarsınız. Programda ise ekranlar bellidir; stüdyonuzun alışılmadık bir kuralı varsa önceden sorun.
• Üye ekranı. Bizim programın bugünkü sürümünde üyenin kendi girdiği bir ekran yok; yeri resepsiyon ya da yönetici ayırır. Bu sizin için şartsa bunu bilerek karar verin.
• Eski kayıtlar. Excel’deki üye listenizin ne olacağını önceden konuşun. Bizde bu konu görüşmede birlikte belirlenir ve sözleşmede yazılır.

Excel’i hemen bırakmanız gerekmez

Programa geçmek, Excel’i tamamen bırakmak anlamına gelmez. Bizim programda gelir, doluluk, eğitmen, üye ve paket raporlarını dosya olarak indirip Excel’de açarsınız. Kendi tablolarınızı yapmaya, muhasebecinize dosya göndermeye devam edersiniz. Değişen şey, günlük kaydın tek bir yerde ve kurallarınıza göre tutulmasıdır.

Karar vermek için üç soru

Kendinize şunları sorun:

1. Geçen ay bir üyenin kalan ders sayısı yüzünden tartışma yaşadınız mı?
2. Dolu bir derste iptal olduğunda sıradaki üyeye haber vermek kimin işi, bu iş aksıyor mu?
3. Akşam kasayı kapatmak ne kadar sürüyor, rakamlar tutuyor mu?

Bu soruların cevabı sizi rahatsız etmiyorsa Excel şimdilik yetiyor demektir. Cevaplardan biri bile her hafta tekrar eden bir soruna işaret ediyorsa bir programa bakmanın zamanı gelmiş olabilir.

Excel dosyanızla demoyu yan yana açın

En kolay karşılaştırma budur: bir yanda kendi dosyanız, öbür yanda demo. pilatespanel.webtechtr.com adresinde “Demo Reformer Stüdyosu” adlı kurgusal bir stüdyo var. İçindeki üyeler, paketler ve ödemeler örnek bilgidir. Dosyanızda en çok uğraştığınız işi seçin, demoda aynı işi deneyin. Giriş bilgisi için WhatsApp’tan (0545 828 82 44) yazmanız yeterli.

Bütün özellikler Pilates & Yoga Stüdyo Programı sayfasında. Stüdyonuzu kısaca anlatmak isterseniz teklif isteyin, programın size uyup uymadığını birlikte konuşalım.