Pilates Randevu Programı Seçerken Nelere Bakmalı?

Pilates stüdyosunda randevu, bir saat ayırmaktan fazlasıdır. Üye bir paket alır, paketin içinde belli sayıda ders hakkı vardır. Dersin kontenjanı sınırlıdır. Biri son dakika iptal eder, biri gelmez, biri tatile çıkar. Randevu programı bunların hepsini doğru saymalıdır.

Aşağıda bir pilates randevu programına bakarken sorabileceğiniz soruları sıraladık. Soruların altına, kendi programımızın o konuda nasıl çalıştığını kısaca ekledik. Programda olmayan bir şeyi de saklamadık.

1. Ders hakkı nerede ve ne zaman düşüyor?

Üye “Kaç dersim kaldı?” diye sorduğunda cevabı deftere bakmadan verebilmelisiniz. Bunun için iki şeyi öğrenin:

• Ders hakkı hangi anda düşüyor: derse yazılınca mı, ders bitince mi?
• Hakları tükenen ya da tarihi geçen paket ne oluyor?

Bizde hak, rezervasyon anında paketten eksilir. Son dersi kullanılan ya da tarihi geçen paket ayrıca bir işlem gerektirmeden kapanır. Üyenin paketi, kalan dersi, rezervasyonları ve ödemeleri tek bir üye kartında toplanır.

2. Paket dondurma ve uzatma var mı?

Üye tatile çıkar, sakatlanır ya da bir süre gelemez. Paketi dondurduğunuzda yeni bitiş tarihinin ne olacağı önemlidir. Bu tarih elle hesaplanıyorsa hata çıkabilir.

Programımızda dondurma, satılan paketler listesinden yapılır. Paket kaç gün donduysa bitiş tarihi o kadar ileri gider. Uzatma da aynı listeden yapılır.

3. Ders dolunca ne oluyor?

Kontenjanı sınırlı derslerde bekleme listesi işin ortasındadır. Programa şunu sorun: ders dolunca yeni kayıt nereye gidiyor, biri vazgeçince sıradaki üye nasıl derse giriyor?

Dolu bir derse yazılmak isteyen üye bizde sıraya alınır ve beklerken hakkından bir şey eksilmez. Ders başlamadan bir yer boşalırsa sıranın başındaki üye otomatik olarak derse yazılır. Bir üyeyi aynı saatteki iki derse birden kaydetmek de mümkün değildir. Reformer gibi alet sayısıyla sınırlı derslerde bu konu daha da önem kazanır; ayrıntısını reformer stüdyo yazılımı yazısında anlattık.

4. İptal ve gelmeme kuralını kim koyuyor?

İptal kuralı stüdyodan stüdyoya değişebilir. Programın sizin kuralınıza uyması gerekir, sizin programın kuralına değil. Bakmanız gerekenler:

• İptal süresini kendiniz belirleyebiliyor musunuz?
• Geç iptal eden üyenin hakkı ne oluyor?
• Gelmeyen üyenin hakkı yansın mı, yanmasın mı, siz seçebiliyor musunuz?

İptal süresi bizde ayarlar ekranında durur. Başlangıç değeri stüdyo türüne göre gelir; reformer, mat ve karma stüdyoda 6 saattir. Bu süreden önce vazgeçen üye hakkını geri alır, sonra vazgeçenin hakkı yanar. Gelmedi diye işaretlenen üyenin hakkı da başlangıçta yanar; bunu istemezseniz ayarı kapatırsınız.

Bugün bu takibi bir tabloda yapıyorsanız, Excel mi program mı yazısı hangisinin size uyduğunu düşünmenize yardım edebilir.

5. Haftalık ders programı kolay kuruluyor mu?

Ders düzeniniz haftadan haftaya tekrar ediyorsa her dersi tek tek girmek zaman alır. Programda tekrar eden dersler için bir şablon olup olmadığına bakın. Çakışmaları da sorun: aynı odaya ya da aynı eğitmene aynı saatte iki ders açılabiliyor mu?

Haftalık düzeninizi bizde bir kez şablon olarak tanımlarsınız. Sonra bir tarih aralığı seçer, o aralığın bütün derslerini takvime tek seferde basarsınız. Bir oda ya da eğitmen o saatte doluysa ikinci ders açılamaz.

6. Yoklama ve eğitmen yetkisi

Yoklama alınmazsa paket sayıları da raporlar da yanlış çıkar. Programın unutulan yoklamayı size gösterip göstermediğine bakın. Bir de kim neyi görüyor, onu sorun.

Yoklama bizde dersin kendi listesinden alınır: gelen ve gelmeyen işaretlenir. Yoklaması unutulmuş dersler ayrı bir listede birikir, gözden kaçmaz. Eğitmen, resepsiyon ve yöneticinin girişleri ayrıdır; eğitmen yalnız kendi derslerinin yoklamasını alır. Raporlar ve ayarlar yöneticilere açıktır. Kimin hangi işlemi yaptığı işlem kayıtlarından izlenebilir.

7. Üye kendisi yer ayırabiliyor mu, ona haber gidiyor mu?

Bu soruyu mutlaka sorun, çünkü programlar arasında burada fark olabilir.

Bizim programın bugünkü sürümünde üyenin kendi girdiği bir ekran yok; yeri resepsiyon ya da yönetici ayırır. Üyeye giden haberler dört durum için hazırlanır: ders hatırlatması, ders iptali, bekleme listesinden derse geçiş ve paketin bitmesi. Stüdyonun e-posta hesabı programa tanımlıysa haber e-postayla gider. E-postayla ulaşılamayan üye “Aranacaklar” listesine düşer; oradan arayabilir ya da hazır yazılmış WhatsApp mesajını açıp gönderebilirsiniz. Program SMS göndermez.

Üyelerinizin kendi telefonundan yer ayırması sizin için şartsa bunu bilerek karar verin.

8. Kasa ve raporlar

Randevu programı yalnız takvim değilse, akşam kasayı kapatırken de işinize yarar. Tahsilatın, giderin ve borçlu üyelerin aynı yerde durması gün sonunu kısaltır.

Programımızda tahsilat, gider ve kasa hesapları ayrı ayrı izlenir. KDV oranını ayarlara siz girersiniz. Akşam kasadaki parayı sayıp girersiniz; program olması gereken tutarla arasındaki farkı gösterir. Borçlu üyeler tek bir listede, borcu en yüksek olandan başlayarak sıralanır. Gelir, doluluk, eğitmen, üye ve paket raporları dosya olarak inip Excel’de açılır.

9. Kurulum ve kullanım

Son olarak programın nasıl açıldığına bakın. Bilgisayara kurulum isteyen bir program, resepsiyon değişince sorun çıkarabilir.

Bizim program internet tarayıcısından açılır, ayrıca bir şey kurmazsınız. Ekranlar Türkçedir, saatler Türkiye saatine göre işler. Ana ekranlar telefon, tablet ve bilgisayara göre hazırlandı. İlk açılışta sizi adım adım bir kurulum karşılar: işletme ve stüdyo türü, şube ve odalar, çalışma saatleri ve kurallar, eğitmenler, paketler ve fiyatlar, son olarak görünüm.

Soruları ekranda sınayın

Bu listeyi yanınıza alıp demoyu açın; her sorunun cevabını ekranda arayın. pilatespanel.webtechtr.com adresindeki “Demo Reformer Stüdyosu” kurgusaldır; üyeler, dersler, eğitmenler ve ödemeler örnek bilgidir. Giriş bilgisini WhatsApp’tan (0545 828 82 44) gönderiyoruz.

Program aylık ücretle kullanılır; tutarı yazılı teklifte veririz. Özelliklerin tam listesi Pilates & Yoga Stüdyo Programı sayfasında. Stüdyonuzu kısaca anlatmak isterseniz teklif isteyin, sizi arayalım.