Reformer Stüdyo Yazılımı: Küçük Grup Derslerini Yönetmek

Reformer stüdyosu, mat pilates stüdyosundan farklı bir hesapla çalışır. Salonda kaç reformer varsa derse o kadar kişi girer. Yer sınırlıdır, bu yüzden her iptal ve her boş kalan alet doğrudan gelirinize dokunur.

Bu yazı, reformer stüdyosunun bir yazılımdan neler beklemesi gerektiğini konu konu ele alıyor. Kendi programımızın karşılığını da her konunun sonuna ekledik. Programda olmayan bir şeyi var gibi anlatmadık; sınırını da aşağıda ayrıca yazdık.

Kontenjan alet sayısına bağlıdır

Mat dersinde birkaç kişi daha sığabilir. Reformer dersinde sığmaz: alet yoksa yer yoktur. Yazılımın her dersin kontenjanını ayrı tutması ve kontenjan dolunca yeni kaydı durdurması gerekir.

Programımızda her dersin kontenjanını salondaki alet sayısına göre girersiniz. Sınır dolunca yeni gelen kayıt sıraya alınır. Stüdyonuzda hem mat hem alet dersi varsa ikisini ayrı ders tipi olarak tanımlarsınız.

Bekleme listesi boş aleti doldurur

Kontenjanı küçük derslerde bekleme listesi işe yarar. Biri iptal ettiğinde sıradaki üyeye haber verilmezse alet boş kalır. Elle yapılınca bu iş resepsiyonun telefonuna kalır.

Sırada bekleyen üyenin hakkı bizde beklerken eksilmez. Ders başlamadan bir alet boşalırsa sıranın başındaki üye otomatik olarak derse alınır ve ona haber hazırlanır. Stüdyonun e-posta hesabı tanımlıysa haber e-postayla gider. E-postası olmayan üye “Aranacaklar” listesinde görünür; resepsiyon oradan arar ya da hazır WhatsApp mesajını gönderir. SMS gönderimi yoktur.

Son dakika iptali için net bir kural

Reformer dersinde son dakika iptali, o saat için satılamayan bir alet demektir. Bu yüzden stüdyonun iptal kuralı açık olmalı ve yazılım bu kurala göre işlemelidir. Kural her üyeye aynı uygulanınca tartışma da azalır.

Reformer stüdyosu seçildiğinde iptal süresi 6 saat olarak gelir; ayarlardan istediğiniz süreye çekersiniz. Süre dolmadan vazgeçen üye hakkını geri alır, süre geçtikten sonra vazgeçenin hakkı yanar. Derse gelmeyen üyenin hakkı da başlangıç ayarında yanar; bu kuralı uygulamak istemezseniz kapatabilirsiniz.

Paket ve seans takibi

Dersi paketle satıyorsanız, yani belli sayıda dersi belli bir süre içinde, yazılımın her üyenin kalan dersini ve paket bitiş tarihini doğru göstermesi gerekir. Paket bittiğinde bunu siz fark etmeden önce yazılım fark etmelidir.

Bizde seans, üye bir derse kaydedildiği anda paketten düşülür. Seansları tükenen ya da tarihi geçen paket elle kapatılmayı beklemez. Dondurulan paketin bitiş tarihi, dondurulan gün sayısı kadar ileri alınır. Paket bittiğinde üyeye gönderilecek haber de hazırlanır. Paket takibinde sorulacak diğer soruları pilates randevu programı yazısında topladık.

Özel ve düet dersler

Reformer stüdyolarında grup dersinin yanında birebir ya da iki kişilik dersler de olabilir. Bu derslerin paketleri ve ödemeleri de grup dersleriyle aynı yerde durmalıdır. Ayrı bir defter tutmak, hata payını artırır.

Özel ve düet dersler bizde grup dersleriyle aynı yerde durur. Bu derslerin paketleri ve ödemeleri de üyenin kartına işlenir; ayrı bir defter gerekmez.

Oda ve eğitmen çakışması

Salon küçükse aynı saatte iki ders açmak sorun çıkarır. Aynı eğitmene aynı saatte iki ders yazmak da öyle. Yazılımın bu çakışmayı ders açılırken engellemesi gerekir.

Ders açarken oda ya da eğitmen o saatte doluysa program ikinci dersi kabul etmez. Tekrarlanan haftalık düzeni bir kez şablona dökersiniz; seçtiğiniz haftaların dersleri takvime birlikte eklenir. Bir üye de aynı saatteki iki derse birden yazılamaz.

Birden fazla salon ya da şube

Reformer salonu büyüdükçe ikinci bir oda ya da ikinci bir şube gündeme gelebilir. O zaman her yerin kendi aletleri, saatleri ve kuralı olur. Yazılımın bunları ayrı tutabilmesi gerekir.

Programda her şubenin odaları, çalışma saatleri ve iptal kuralı ayrı tanımlanır. Kasa ve gün sonu bütün şubeler için ortak tutulur.

Doluluk raporu

Reformer stüdyosunda hangi saatin dolu, hangisinin boş gittiğini bilmek ders programını düzenlemenin temelidir. Akşam dersleri dolup sabah dersleri boş kalıyorsa bunu rakamla görmek istersiniz.

Doluluk raporu, gelir, eğitmen, üye ve paket raporlarıyla birlikte hazır gelir. Her raporu dosya olarak indirip Excel’de açabilir, muhasebecinize iletebilirsiniz.

Kasa ve yetki

Stüdyoda resepsiyon, eğitmen ve sahip aynı programı kullanabilir. Yine de herkesin her şeyi görmesi gerekmez.

Programa eğitmen, resepsiyon ve yönetici ayrı yetkilerle girer. Eğitmen yalnız kendi derslerinin yoklamasını alır. Raporlar ve ayarlar yöneticilere açıktır. Tahsilat, gider ve kasa hesapları ayrı izlenir; akşam sayılan para girilince program beklenen tutarla farkı gösterir.

Bilmeniz gereken bir sınır

Bugünkü sürümde üyenin kendi girdiği bir ekran yok. Üye kendi telefonundan yer ayıramaz; yeri resepsiyon ya da yönetici ayırır. Bu sizin için şartsa bunu bilerek karar verin.

Demo bir reformer stüdyosu

Demomuz zaten bir reformer stüdyosu üzerine kuruldu. Adı “Demo Reformer Stüdyosu”; kurgusal bir stüdyodur ve içindeki üyeler, dersler, eğitmenler, ödemeler örnek bilgidir. Yönetici, resepsiyon ve eğitmen için ayrı hesaplar var; her hesap yalnız kendi yetkisindeki ekranları görür. Adres: pilatespanel.webtechtr.com. Giriş bilgisi için WhatsApp’tan (0545 828 82 44) yazın.

Program aylık ücretle kullanılır; tutarı yazılı teklifte veririz. Ayrıntılar Pilates & Yoga Stüdyo Programı sayfasında. Yalnız site isterseniz kurulumu 35.000 TL + KDV, ilk yılın bakımı dahil. Siteyi programla birlikte kurmak isterseniz görüşmede konuşalım. Yoga, mat pilates ve barre stüdyoları için hazırladığımız tasarımlar katalogda. Görüşmek için teklif isteyin.